Insider Whitebox rendszer

Út a kereskedelemtől a szoftverfejlesztésig!

A Contisys immáron 25 éve működik a kereskedelmi szektorban, és ezen negyed évszázados múltunk alatt, rengeteg tapasztalatot gyűjtöttünk, abban a tekintetben is, hogy milyen informatikai környezetben működünk szívesen. Ennek egyik kézzelfogható termékeként alkottuk meg az a saját fejlesztésű szoftver, mely először csak a cégünk belső felhasználását támogatta, számlázó, árufogalmi és készletnyilvántartó rendszerként, majd később partneri igényre megszületett az Insider. Ez a szoftvermegoldásunk már vállalati szinten, üzleti logikákat és feladatokat leképezve segítette saját, illetve több partnerünk működését. A program sikerességét mutatja, hogy a mai napig aktívan működő Insider implementációkat üzemeltetünk. Az fejlesztési tapasztalataink ugyanakkor rámutattak arra is, hogy egyre szélesebb igény van a teljeskörű vállalat irányítási rendszerekre, optimalizálásra és automatizálásra, így gyártó partnerünkkel közösen létrehoztuk a WhiteBox Insidert.

whitebox-inisder logo

Ismerje meg a WhiteBox - Integrált Termelés- és Vállalatirányítási, Döntéstámogató Rendszer-t! Az WhiteBox célja, hogy forradalmasítsa a vállalatok működését, lehetővé téve a hatékonyabb termelési folyamatokat, a pontosabb tervezést és a megalapozottabb döntéshozatalt. Rendszerünk intelligens megoldásokat kínál, amelyek integrálják a termelési és vállalatirányítási funkciókat, így a vállalatok valós időben nyomon követhetik folyamataikat, minimalizálhatják a költségeket és maximalizálhatják a profitot. Fedezze fel, hogyan teheti vállalatát versenyképesebbé az WhiteBox segítségével! Lépjen velünk kapcsolatba még ma, hogy többet megtudjon, és kérjen egy személyre szabott bemutatót.

De mi is az a WhiteBox?

Ha röviden szeretnénk megfogalmazni, akkor az a kényelmes digitális környezet, amiben szívesen és hatékonyan dolgozunk. Vezérelvünk, hogy a mindennapi üzleti életet digitalizáljuk és ne az informatikai megoldásokhoz igazítsuk működésünket.

idea-img-1

Bevezetés az Ideába

Szoftverünk megalkotása közben egy Idea azaz ideális működést tartottunk szem előtt! Ideánk 8 jól elkülöníthető, de egymásra épülő fogalomkört azonosít. A teljeskörű vagy 360 fokos működéshez minden pontnak teljesülnie kell.
A White Box lényege, hogy a „berendezett szoba” elvét követve, azt az élményt nyújtja, hogy a felhasználó számára minden egy felületen elérhető legyen. Minden, amire szüksége van a munkájához, és az abban felmerülő döntések meghozatalához.
A White Box kinézetre egy dobozos kész szoftver, azonban ennél sokkal több! A megalkotása során az volt a fő cél, hogy a dobozos és az egyedi fejlesztésű szoftverek előnyeit egyesítsük egy terméken belül. Ebből fakad, hogy a White Box egyfelől egy azonnal használatba vehető szoftver – melyet mi keretrendszernek hívunk – másrészt lehetőséget biztosít számos egyedi igény megvalósítására – paraméterezésre - fejlesztési folyamat nélkül!

  • A WhiteBox egy olyan digitalizációs platform, amelyen testreszabottan alakíthatók ki és működtethetők elektronikus alapnyilvántartások, dokumentumtárak, üzleti alkalmazások, üzleti folyamatok (workflow), valamint a köztük lévő integrációk.
  • A platform része egy üzleti elemző modul is, amely biztosítja a működési adatok, információk változatos nézetek mentén történő feldolgozását és megjelenítését.
  • A platform alkalmas arra, hogy a teljes vállalati működést lefedje vagy akár csak részterületek működését támogassa.

idea-img-2

Termék/szolgáltatás megnevezése

WhiteBox© Insider - Integrált Termelés- és Vállalatirányítási, Döntéstámogató Rendszer

A WHITEBOX Insider egy komplex vállalatirányítási rendszer moduláris felépítésű, platform független, böngésző alapú alkalmazás.

  • Moduláris: Önállóan vagy egymásra épülő modulokból épül fel, melyek szabványos, de igény esetén ügyfélre szabott működési környezetet hoznak létre.
  • Platform független: Bármilyen böngészőt használni alkalmas – telefon, tablet, laptop, PC – informatikai eszközön üzemeltethető.
  • Alapértelmezett modulok: Cégcsoport; Partner; Projekt; Irat és dokumentum; Iktató; Folyamat; Feladat; Szerepkör; Erőforrás; Termék és szolgáltatás; Készlet; Ütemező; Levelező; Értesítés, riasztás
Ez az 1. lépés, melynek célja, hogy azonosítsuk azt az eszközt, terméket vagy szolgáltatást, melyre partnerünk megfogalmazta az igényét!

Szervezet/Felhasználók köre

A WhiteBox Insider Szervezet, Cégcsoport, Partner és Szerepkör moduljai mind, integrált, mind önálló kiépítésben, kezeli a felhasználókat, a Diák munkavállalóktól egészen az Igazgató tanácsig, a hozzájuk tartozó szinteken, jogosultságokkal, feladatokkal. A teljes vállalati működés hierarchikusan kialakítható az alkalmazáson belül – kiváló vizuális megjelenítéssel.
A szervezeti egységeket, szerepköröket és kompetenciákat is kezel, így a felvett munkatársak jellemzése, besorolása az ügymenet során rugalmasan megtörténhet.
Ehhez pontosan tudni kell az alaptevékenységhez kialakított szervezeti struktúrát, ami kiterjedhet a partnereim (beszállító, vevő, hivatal, pénzintézet stb.) felépítésére is.
Amennyiben vállalkozásunk több cégcsoporttagot foglal magába, úgy ezek közösen és külön-külön is képesek a rendszert használni. Az egyes tagok egyediségei és azonos működési sajátosságai, a közös és elkülönült erőforráshasználat egyaránt kezelésre kerülhetnek.
A 2. lépésben törekszünk a 360 fokos szervezeti működés lefedésére, mely biztosítja a folyamatban résztvevők szerepét, jogait és kötelezettségeit.

Törzsadatok, nyilvántartások – partner, cikk

z alkalmazás alapnyilvántartásai (partner, ember, eszköz, cikk, raktár, infrastruktúra stb.) azonnal testre szabhatók, feltölthetők. Ezen felül a rendszeren belül rugalmasan és gyorsan létrehozhatók a szervezetre jellemző egyéb nyilvántartások is.
A raktárak önálló törzsként működnek és felruházhatók az alapadataikon felül rájuk jellemző információkkal (pl. tároló kapacitás, tárolási területek, polchelyek, fűthetőség, bérleti díj adatok és kondíciók stb.), melyekhez szükség szerint köthetők egyedi aggregációk, kalkulációk, riasztások stb.
3. lépésként elengedhetetlen a nyilvántartás és adatkezelés, hiszen tudnunk kell mit, mivel és kinek fogunk értékesíteni. Igény szerint nyilvántarthatjuk, termékeinket cikktörzsben, eszközeinket leltárban, vagy partnereink közt akár a rendszeresen késve fizetőket is.

Ideális folyamatok, ügyek, projektek, feladatok, teendők

Az alkalmazás professzionális feladat- és projektkezelő moduljaiban lehetőség van az ügyeket folyamatokba is szervezni. Pontosan a tényleges működésnek megfelelően, szabályozottan. Ez lehet egy minőségirányítási eljárás, vagy egy már jól bevált ügymenet lépéssora. Az esemény- és feladatkezelő felületén rögzíthetők az elvégzendő, vagy a már elvégzett feladatok. Ezek lehetnek belső, vagy partnerhez kötöttek egyaránt. Itt felvihetők a kapcsolódó időpontok, határidők, időráfordítások, költségek, csatolhatók dokumentumok stb. Az ügyletek belső szabályozás, minőségirányítási eljárás, vagy séma szerint is működhetnek és szakaszokra is bonthatók. A rendszer tetszőleges darab- és lépésszámú, kompromisszumok nélküli, az adott szervezetre kialakított munkafolyamatot képes kezelni. Minden projekthez bekapcsolható a kapacitástervezés funkció. Ez azt jelenti, hogy egy beérkező erőforrásigényhez hozzá lehet rendelni megfelelő munkatársat. Ezen munkatárs kompetenciái, kapcsolódó szenioritási szintjei figyelembevételével, valamint az adott időszakban várható rendelkezésre állása alapján egy arra feljogosított személy (pl. erőforrásmenedzser, projektmenedzser, felelős vezető stb.) hozzákapcsolhatja a felmerült erőforrásigényhez, projekthez. Ezen funkciók segítségével az egyes üzleti mozgások, ügyletek konkrét utasításokkkal is kiegészülhetnek, melynek így van felelőse, határideje stb.

Az alkalmazásban alapértelmezett folyamatokat alakítottunk ki, melyek minden gazdasági szervezet működésében fellelhetőek.

1. Értékesítés
2. Munkatársi beléptetés
3. Beszerzés
4. Szállítói visszáru
5. Raktár kiadás és bevételezés
6. Raktári átadás/átvétel
7. Leltár hiány vagy többlet
8. Kimenő és bejövő szállítólevél
9. Anyagfelhasználás
10. Gyártás/szétszerelés

Ezek a folyamatok és tevékenységek szabadon kiegészíthetők, illetve átnevezhetők, módosíthatók. Mindemellett alkothatunk teljesen egyedi üzleti logikára épülő projekteket is, melyekben jól elkülöníthetően fázisokra, tevékenységekre bonthatjuk majd ezeket akár függőségbe is kapcsolhatjuk!

Ez a 4. lépés, mellyen keresztül megalkothatjuk és üzemeltethetjük a feladatainkat, valamint folyamatainkat. A feladatokhoz már hazarendelhetjük a második lépésben rögzített munkatársi szerepeket.

Fájl- mappa- Irat- és dokumentumkezelés

A tevékenységekhez kapcsolódó állományokat, dokumentumokat, iratokat, mappákba lehet szervezni rendszeren belül. A legnépszerűbb fájltípusok előnézetben megtekinthetők, létre is hozhatók sablonok alapján. Verziókezelés, archiválás, jóváhagyás, érvénybe léptetés és könnyen menedzselhető megosztás, jogosultság kezelés egyaránt megoldott.
A mappastrukrúra szabadon létrehozható, kezelése lényegében nem tér el a legismertebb operációs rendszerek fájl és mappakezelésétől.
A rendszer képes minden üzleti mozgáshoz szabadon összeállítható dokumentumot, bizonylatot létrehozni (ajánlat, szerződés, számla, szállítólevél, egyéb szállítási kisérődokumentum stb.). Ezek sablonok formájában kerülnek a rendszerbe és a megfelelő ügyviteli helyzetben előállításra kerülhetnek.
A rendszer képes kezelni a szervezeten kívülről érkező termékigényeken túl a belső igényleadásokat, legyen szó akár egy új munkavállaló beléptetési dokumentumairól, a gépjárműflotta menetlevél kezelésén át, egészen a selejtezett telefon kezeléséig.
Ez az 5. lépés, hiszen feladataink ellátása közben iratok és dokumentumokat hozunk létre, vagy éppen érkeznek be. Ezeket rendszerezni, kezelni és szerkeszteni kell, melyet külső programok bevonása nélkül is elvégezhetünk!

Automatizált tevékenységek, üzleti logikák

A rendszeren belül számos, előre előkészített ügyviteli automatizálás helyet kapott a napi operatív tevékenységek támogatására. Ilyen például az iktató, az áruforgalmi, igény- és jóváhagyás kezelő, szerződés nyilvántartó, projekt- és kapacitás kezelő modulok. Ezen felül természetesen elkészíthetők teljesen egyedi logikák, megoldások is.
A szervezetenként egyedi és szabályozott folyamatok a WHITEBOX Insider rendszeren belül pontosan leképezhetőek és mindezt fejlesztés nélkül, költséghatékonyan és gyorsan!
A folyamat motor lépésről lépésre, döntésről döntésre végig viszi a felhasználókat az ügymeneten és nem hagy letérni senkit sem az elfogadott, rögzített sémán. Ez lehet egy minőségirányítási eljárás, de egy elfogadott, hatékony munkafolyamat is.
6. lépésként, elengedhetetlen, hogy ne csak nyilvántartsuk és ismerjük feladatainkat, de azokat optimális és hatékony folyamatokba szervezzük, mely támogatja az üzleti logikát és minimalizálja a hibázás lehetőségét.

Rendszerkapcsolatok és kommunikációs eszközök

Az alkalmazás nyitott más rendszerekkel való adatkapcsolati kommunikációra (ügyviteli rendszerek, NAV stb.). A belső chatelés és fórum kezelés mellett helyet kapott egy e-mail feldolgozó és - kliens is.

Ezen felül összekapcsolható más alkalmazásokkal, például webshopokkal, akár egyidőben többel is. Ebben az esetben a WHITEBOX Insider elindíthat egy kereskedelmi folyamatot, amibe befutnak az igények, foglalások, rendelések. Feladatokat generál az értékesítők, szerelők, raktárosok számára, melynek elvégzését követően összeállításra, kiszállításra, átadásra kerülhetnek a termékek a megfelelő bizonylatok előállítása mellett.

A WHITEBOX Insider integrált értékesítéstámogató moduljával, az áruforgalmi tevékenységek előzményei (kereskedelmi ajánlatok, forecast, dokumentumkezelés stb.) is kezelhetővé válnak.

7. lépéssel rendszerünket intergráljuk a már működő szervezeti infrastruktúrába, hiszen a feladatok gyorsítása és könnyítése a cél. A társrendszerekből a WMS BASIC fogadja és továbbítja is az adatokat, hogy a projektek a lehető leghatékonyabban működhessenek.

Vezetői támogatás

A WHITEBOX Insider Integrált Termelés- és Vállalatirányítási, Döntéstámogató Rendszer teljeskörűen lefedi egy üzleti szervezet működését, a folyamatok és történések automatizálását, adminisztrációját. A komplex rendszer szerves részeként a kapcsolódó modulokkal további irányítási és alapnyilvántartási eszköztárat biztosít partnernyilvántartás, projektkezelés, feladatkezelés, folyamatirányítás stb. formájában, melyek szabadon használhatók a mindennapokban további célokra.
A megfelelő és gyors döntéshozatal kulcsa, az információk naprakész rendelkezésre állása. A Vezetői támogatási felületek, annak megfelelően kerülnek kialakításra, hogy a döntéshozót mi támogatja az üzletmenet során!
Akár adott folyamat, vagy projekt szintjén is megjeleníthető az ügy pillanatnyi státusza, következő teendő, megállapodás szerinti teendők vagy áttekintő nézetben ezek az információk a felületen mind szűrhetők, lekérdezhetők, valamint figyelmeztetések, vizuális jelzések, riasztások beállíthatók.
Egy riasztás vagy jóváhagyás feladat felelőse jogosultságtól függően, azonnal láthatja a felületen az előzményeket, így könnyebb a teendő és a projekt beazonosítása, gyorsabb a feladat elvégzése, mivel nem kell keresgélnie kapcsolódó személyügyi anyagokat.

Teljesítmény Értékelés Rendszer (TÉR) támogatását is megvalósíthatjuk, hiszen a tevékenységek munkatársakhoz történő rendelése lehetővé teszi, hogy ne csak nyilvántartsam a hozzájuk kötött operatív célokat, hanem azok mérhetők is legyenek (határidő, időráfordítás, egyéb ráfordítás stb.). Ezzel ösztönző rendszereket, egyéni, szervezeten belüli „küldetéseket” is kezelhetünk.
8. és egyben befejező lépésként, kiemelten fontos, hogy a szervezet vezetése, jó időben, jó döntéseket hozhasson, melyhez elengedhetetlen a folyamatos és szükséges, akár számított adatok rendelkezésre állása.

Ötlettől a megvalósításig

  • Módszertanunknak köszönhetően már a felmérés során konkrét betekintés nyílik a rendszerbe, az első pillanattól él az alkalmazás és kipróbálható
  • A szervezet működési sajátosságai, egyediségei beépítésre kerülnek, kompromisszumok nélkül
  • Egy üzleti döntés eredményeként beállt szervezeti, működési változás gyorsan leképezésre, átvezetésre kerül, legyen az törzsadati, munkafolyamati, vagy üzleti logika
  • Köszönhetően a rendszer széles palettájú funkcionalitásának és előkészített ágazati megoldásainknak, könnyen kiegészíthető, bővíthető egy már elkészített implementáció.

Kulcsszavak: whitebox

2025-03-13